江门市公共资源交易网
江门市公共资源交易中心交易项目
档案管理规定（试行）
第一条 为规范江门市公共资源交易中心（下称中心）交易项目档案管理，完整、安全、有效地保护和利用交易档案资源，根据《中华人民共和国档案法》规定，结合中心实际，制定本规定。
第二条 中心设立档案室，配备管理员，由技术服务部负责对各业务部门形成、整理、移交的交易项目档案实施管理。
第三条 公共资源交易项目档案是指建设工程、政府采购、土地与矿业权、产权交易等公共资源交易活动中形成的、具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等不同形式的业务资料（包括上级、本级及公共资源交易统一平台延伸的各类交易监督管理办法、交易规则、制度、文件、会议资料和统计报表等资料）。
第四条 凡归档的业务资料，必须字迹清楚、图像清晰、签字手续完备，确保档案资料的真实性、完整性和有效性，便于长期保存。
第五条 各业务部门指定专人负责各项交易项目档案原始记录的收集、整理，卷内材料按照工作流程的顺序排列，项目档案按照年度项目编号顺序排序和汇编目录，各业务部门可根据工作情况不定期向技术服务部移交交易档案，移交时提供：移交表、档案目录及档案等资料。技术服务部人员与移交人共同在移交表上签字确认，完成移交手续。
第六条 中心技术服务部每年应通过政府购买服务完成上年度档案的立卷、装订和编制目录工作，并制作档案清册，列明档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限等。第七条 档案管理人员要加强档案室的日常管理，室内配置灭火器、防虫剂、湿度计、去湿机等设施，做到防盗、防水、防火、防虫、防鼠和防有害气体的侵蚀，确保档案的完整与安全。
第八条 查阅（借调）档案的要求
（一）中心工作人员需查阅或复印公共资源交易档案，应填写《档案查阅（借调）登记表》，并经档案所属部门负责人签名同意；
（二）外单位人员需查阅或复印档案资料的，先与档案所属部门工作人员接洽，填写《档案查阅（借调）登记表》，提交单位有效介绍信及身份证（原件及复印件），经档案所属部门负责人签名，并报中心分管领导签字同意后方可查阅或复印档案资料；
（三）需要复印的，只能由档案管理人员操作。复印件应由中心盖章确认方才有效；
（四）业务档案原则上不外借。司法、纪委、审计及行业监管部门确需外借的，按照档案查阅或复印流程办理，并报中心领导批准；
（五）查阅（借调）档案严禁对档案资料涂画、拆封和抽换；
（六）档案管理人员对档案的查阅或复印必须做好记录工作，以便备查。
第九条 档案管理员变更，应当编制档案移交清册，列明应当移交的档案名称、卷号、册数、已保管期限等。交接双方按照档案移交清册所列内容，并在技术服务部负责人见证下进行交接。交接完毕后，交接经办人应当在档案移交清册上签名。
第十条 本规定由江门市公共资源交易中心负责解释和修订。
第十一条 本规定自2017年1月1日起试行。
附件：
档案查阅（借调）登记表
编号：
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姓名 |
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部门 |
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事由 |
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部门经办人意见 |
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部门负责人意见 |
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分管领导意见 |
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中心领导意见 |
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（以下由档案管理机构及相关人员填写） |
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档案查阅（借调）情况 |
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调卷人 |
调出日期 |
调入日期 |
借调情况 |
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签收人 |
日期 |
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档案归还情况 |
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归还人 |
接收人 |
日期 |
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档案复印情况 |
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档案号 |
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页码范围 |
经办人 |
日期 |
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